Product informatie management proces van Hyva wereldwijd in beweging

Verbeteren van het productinformatiemanagement proces

De productinformatie waarmee Hyva te maken heeft, kan sterk verschillen per land, per productgroep en per gebruikssituatie. De informatie werd opgeslagen in verschillende systemen; in ERP, intranet, websitesoftware, Excel sheets en andere databases. Toen er steeds meer vragen vanuit de markt kwamen, bijvoorbeeld de vraag omtrent het tonen van het eigen productportfolio op de website van een specifiek land, werd steeds duidelijker dat het proces rondom productinformatie management sterk kon worden verbeterd. De informatie was er wel, maar het ontbrak aan een centraal punt waarin de informatie was opgeslagen. Met de groeiende behoefte om de e-commerce kanalen te kunnen voorzien van de juiste en complete productinformatie, werd de oriëntatie op een Product Informatie Management (PIM) oplossing gestart.

Eén databron

Het doel dat Hyva opstelde voordat de oriëntatie begon was duidelijk: er moet één databron komen die altijd beschikbaar is en voor iedereen toegankelijk en bruikbaar, zodat automatisch de juiste productinformatie gepresenteerd kan worden op alle platforms. De belangrijkste eisen:

• Verbeteren data kwaliteit: voor operationele en analytische processen
• Verbeteren data integratie: verbinding met één ‘source of truth’
• Verlagen van onderhoudskosten aan systemen: mogelijkheid om te koppelen aan verschillende systemen
• Verlagen van de operationele kosten: minder tijd besteden aan zoeken naar informatie, minder errors, minder betrokken personen
• Verhogen omzet: snellere time-to-market en betere presentatie van productinformatie
• Bieden van flexibiliteit: aanpasbaar aan nieuwe situaties

Daarnaast was het voor Hyva belangrijk dat het nieuwe systeem een SaaS-oplossing is vanwege de toekomstbestendigheid, schaalbaarheid en flexibiliteit. Tevens waren er twee functionele wensen waar de oplossing aan moest voldoen: de mogelijkheid voor overerving (inheritance) en een bulk bewerkingsfunctionaliteit.

Bij de Product Experience Management (PXM) SaaS-oplossing van Contentserv, kreeg Hyva het beste gevoel. John van Diemen, Digital Marketing Manager bij Hyva zegt hierover: "De structuur die binnen Contentserv toegepast wordt, past goed bij een B2B-omgeving als die van ons. Elke productinformatie situatie is bij ons anders, daar moet een PIM-oplossing mee om kunnen gaan."

Uit de selectie van verschillende Contentserv implementatiepartners kwam XSARUS als beste uit de bus dankzij onder andere het bewezen PIM-trackrecord.

Vlotte roll-out en inrichting

Hyva is één van de eerste organisaties waarbij de SaaS-omgeving van Contentserv geïmplementeerd werd. De roll-out en inrichting gingen erg vlot, waarbij het team aan Hyva-zijde veel zelf kon doen. Zoals bij alle PIM-implementatieprojecten die XSARUS uitvoert, worden vanaf de kick-off tot de livegang, drie fases doorlopen:

1. Voorbereiding en workshops
2. Inrichting, initiële data import en ontwikkeling
3. Go-Live en nazorg

Hyva bevindt zich nu een doorontwikkelingsfase, waarbij het systeem verder vormgegeven, gevuld en geoptimaliseerd wordt.

Binnen Hyva wordt het PIM systeem van Contentserv momenteel ingezet als motor voor het versnellen van andere processen. Ook de medewerkers van bijvoorbeeld de R&D-afdeling van Hyva zien Contentserv daarin nu als grote meerwaarde. Nu de basis staat, kan verder uitgebreid worden met de nice to haves. Zo is het voor steeds meer productgroepen mogelijk om datasheets geautomatiseerd uit Contentserv te maken en wordt op zeer korte termijn de koppeling met het e-commerceplatform gelegd. Het volledige productportfolio op de website wordt dan rechtstreeks aangestuurd door Contentserv, waardoor beter en sneller aan de vraag vanuit de markt kan worden voldaan.

Samenwerking

Ook de samenwerking binnen het project verliep goed. Door regelmatig overleg en het scherp houden van de prioriteiten kon de eerste fase van het project vlot opgeleverd worden. Als het om samenwerking gaat, wil John ook nog iets meegeven aan organisaties die voor een dergelijk project staan: “Je lost de situatie niet op met het simpelweg implementeren van een tool. Maar je kunt ermee het veranderproces wel enorm versnellen als je het goed aanpakt. Betrek je collega’s en biedt ze concrete meerwaarde door écht iets aan ze te leveren. Meer dan alleen structuur, advies en een systeem. Help ze op weg, biedt hands-on support en importeer alvast de beschikbare data. Toon collega’s een geautomatiseerd datasheet dat hen tijd bespaard. Dat zorgt voor een leukere, makkelijkere en snellere adoptie van het systeem en het nieuwe proces.”