De weg naar een sterke online presence

De uitdaging van Trust International

Zoals bij vele andere organisaties, maakte ook Trust International gebruik van een groot aantal diverse systemen die onafhankelijk van elkaar werken. Gevolg hiervan was dat verschillende medewerkers en teams naar eigen inzicht productinformatie en digitale assets aan het opslaan en beheren waren, waardoor in de hele organisatie datasilo’s ontstonden. Hierdoor ontbrak een compleet beeld van alle beschikbare productinformatie en bijbehorende assets. De kwaliteit en de volledigheid van de data was dan ook niet te controleren. Dit zorgde onder andere voor een grotere kans op fouten en publicaties die te lang op zich lieten wachten.

Trust International wilde een oplossing om productdata efficiënt te kunnen managen. Een oplossing die zowel binnen de eigen organisatie als voor de syndication met retailers over de hele wereld gebruikt kan worden. Na een zorgvuldige overweging koos Trust International voor het Contentserv Product Experience Platform om hoge kwaliteit productinformatie en snellere time-to-market mogelijk te maken.

De eisen

Om de oplossing van Contentserv zo snel mogelijk live te hebben, werd voor de implementatie een Agile-aanpak gekozen bestaande uit twee fasen. Fase één bevatte het realiseren van een beperkt aantal, maar zeer belangrijke, functionaliteiten om zo een minimum viable product te kunnen realiseren plus een zeer uitgebreid testproces.

Fase twee was gericht op het uitrollen van een download portal, waardoor alle productdata internationaal beschikbaar werd voor Sales, Marketing, Backoffice en andere afdelingen.

Ondertussen lag er ook een uitdaging rondom de vernieuwing van het IT-landschap, het updaten van verschillende systemen en bijbehorende werkprocessen en de optimalisatie van data flows. Alles met een belangrijk doel voor ogen: het neerzetten van een toekomstbestendige organisatie.

Implementatie Contentserv SaaS

In fase één werd de Contentserv SaaS-oplossing geïmplementeerd, zodat alle commerciële productdata verzameld kan worden op één centrale locatie. Hiermee is het voor Trust International mogelijk gemaakt om snel updates te publiceren op de eigen website. In fase twee is gefocust op het beschikbaar maken van alle data voor de gehele internationale organisatie door middel van een ‘download portal’. Dit zorgt voor consistente data voor de hele Trust International organisatie; van marketing campagnes tot klantenservice en e-commerce content. Er wordt geput uit één centrale bron.

De workflow voor nieuw te ontwikkelen producten is geheel herzien en geeft inzicht in alle stadia van de productontwikkeling, van initieel ontwerp tot publicatie. Alle data van elk stadium wordt opgeslagen in Contentserv en zichtbaar gemaakt via een product dashboard, dat voor iedere gebruiker inzichtelijk is. Voordat Contentserv in gebruik werd genomen, was er geen enkel systeem dat producten volgde en vastlegde tijdens de ontwikkeling. Dankzij Contentserv zijn nu alle producten vastgelegd en is bijbehorende data centraal verzameld zodat Trust International in staat is de productontwikkeling op de voet te volgen. Door producten al in Contentserv te registreren in de conceptfase, is het niet langer nodig om handmatig data van het ene naar het andere systeem over te hevelen.

Zodra de specificaties zijn ingevoerd, kan het marketing team aan de slag met het toevoegen van commerciële teksten en gerelateerde documenten en afbeeldingen. Vervolgens kan dit direct gedeeld worden met verschillende vertaalbureaus waardoor naast een efficiencyslag ook een snellere time-to-market gerealiseerd kan worden. Zonder onnodig handmatig knip- en plakwerk.

Resultaat

In slechts twee maanden tijd is het Trust International gelukt om de bestaande productdata te structureren en migreren, de digital assets te linken en te publiceren naar de eigen webshop. Na het succes van fase één, werd ook fase twee binnen een paar maanden tijd opgeleverd.

Door te werken met één systeem lukt het Trust International om de productwaarheid vanuit één centrale bron af te dwingen. Op dit moment maken ruim 150 medewerkers vanuit verschillende afdelingen, van productontwikkeling tot R&D en van marketing tot vertaling en verkoop, gebruik van Contentserv voor toegang tot dezelfde bron van productinformatie en bijbehorende digital assets.

Dankzij het versnellen van productintroducties, heeft Trust de time-to-market aanzienlijk verbeterd. En dat niet alleen: ze kunnen nu accurate, complete en up-to-date productdata publiceren, taal-specifieke informatie genereren en hun digital assets internationaal beschikbaar stellen.