De toegevoegde waarde van een PIM-systeem

Eerst even de basis, want wat doet een PIM-systeem precies?

Kortgezegd helpt een PIM-systeem (de afkorting staat voor Product Information Management) om consistentie en kwaliteit toe te voegen aan de productinformatie binnen een organisatie. Door de data automatisch op consistente wijze te verwerken, zorgt het systeem tegelijkertijd ook voor een verbeterde en geautomatiseerde workflow en dus een kortere time-to-market voor nieuwe producten.

Zo kunnen we bij vrijwel ieder bedrijf dat met productinformatie werkt waarde toevoegen aan de workflows door de integratie van PIM-systemen; van fabrikant tot retailer.

Uiteenlopende aanleidingen

De aanleiding voor een PIM-integratie verschilt per bedrijf. Zo zien we bij XSARUS veel klanten met een omnichannel-strategie waar meerdere ‘waarheden’ naast elkaar leven door verschillende datasets bij meerdere channelmanagers.

Ook hebben klanten met verschillende leveranciers, en dus databronnen, veel extra werk door de uiteenlopende manieren waarop zij hun productinformatie krijgen aangeleverd. Daarnaast zien we klanten die hun eigen productinformatie op verschillende externe kanalen wegzetten, zoals in folders en Google-advertenties, of op websites van resellers.

Eén ding hebben al deze klanten gemeen: ze hebben allemaal belang bij het zo zorgvuldig en consistent mogelijk beheren van hun productinformatie.

Anderzijds zijn er ook bedrijven die behoefte hebben aan een geoptimaliseerde workflow als het gaat om de integratie van nieuwe producten in het assortiment. Met een PIM-systeem wordt het werkproces van alle betrokken partijen, van fotograaf tot tekstschrijver, geautomatiseerd om de time-to-market zo kort mogelijk te houden en sneller omzet te creëren op een nieuw product.

Meerdere waarheden

Als interne aanleiding voor meerdere ‘waarheden’ in productdata, zien we vaak dat bedrijven groeien en handelen in de ‘waan van de dag’, door pragmatische initiatieven op te volgen. Om zo snel mogelijk een bepaald kanaal aan te sluiten of omzet op nieuwe producten te creëren, wordt vaak een kopietje van een dataset aangepast en uitgestuurd. Zo is het probleem van inconsistentie al snel gecreëerd, want vanaf dat moment leven er twee verschillende ‘waarheden’ binnen je organisatie.

Ook situaties waarin meerdere werknemers zich vanuit verschillende hoeken bezighouden met het voeden van productdata, zorgen vaak voor inconsistentie en dubbel werk. Als je werknemers kunt ontlasten door deze data automatisch in te schieten, kunnen zij zich weer focussen op de optimalisatie van die data of het voldoen aan de wensen van één van de afzetkanalen.

Het implementatie-proces

Bij het begin van een groot project starten we altijd met een inhoudelijke werksessies bij de klant, om het datamodel uit te klaren. We beginnen hiervoor bij de kern, het product. Wat kunnen we hierover zeggen? Wat zeggen alle in- en verkopers over dit product? Wat hebben zij zelf aan specificaties nodig? Veel partijen komen in aanraking met een product en allemaal hebben ze zo hun eigen informatiebehoefte. Daarom hebben we in onze werksessies zoveel mogelijk stakeholders aangesloten. Uiteindelijk kun je dus uitkomen op tientallen datavelden met eigenschappen die je over een product kunt vertellen.

Hierna wordt het systeem gevuld met de benodigde data, die meestal al ergens bestaat. Vervolgens wordt het systeem stapsgewijs intern uitgerold en worden gefaseerd alle afzetkanalen gekoppeld. Stap voor stap wordt dus het gebruik van het systeem uitgebreid en de waarde telkens verhoogd. De organisatie komt tijdens de implementatie dus niet stil te liggen!

Een goede voorbereiding…

Als organisatie kun je zelf ook al veel voorwerk doen. Zo is het belangrijk om alle afzetkanalen in kaart te brengen: waar wordt data gebruikt en wat gebruiken die systemen als bron? Ook is het goed om de workflow rondom de productinformatie onder de loep te nemen: wie komt wanneer in aanraking met het product en de informatie? En hoe zit dat met nieuwe producten?

Tegelijkertijd is het creëren van draagvlak onder alle partijen uitermate belangrijk om een project te laten slagen. Ga dus in overleg met alle interne partijen, neem ze mee in het einddoel en bekijk per geval: hoe komt hij aan zijn informatie en wat voegen we daaraan toe? Bij de invoering van een PIM-systeem is het dus goed om vooraf al rekening te houden met een aantal zaken die je vooral wél of juist niet moet doen. Een korte opsomming van de do’s en don’ts:

Do’s:

• Denk goed na over het einddoel van het PIM-systeem. Alleen zo wordt de architectuur van het systeem sneller duidelijk én ondersteund door iedereen binnen je organisatie.
• Creëer draagvlak binnen de organisatie. Alle partijen binnen het bedrijf moeten aangehaakt zijn en een rol spelen in het project, omdat ze ook allemaal dagelijks betrokken zijn bij de totstandkoming of verwerking van die data.
• Breng logische faseringen aan in het project. Het is complex om in één livegang alle afzetkanalen te herzien of herstructureren. Begin klein en breid dan uit. Start small, think big, en houd altijd het einddoel voor ogen.

Don’ts

• Zoals gezegd is draagvlak en betrokkenheid van alle afdelingen en partijen belangrijk. Ga dus niet vanuit één afdeling een PIM-project aan. Werk je bijvoorbeeld alleen samen met websitebeheer, dan ben je feitelijk slechts bezig met een CMS-systeem voor je website. Het beoogde doel is breder dan de website. Neem dus álle stakeholders mee in je project!

Grote voordelen

Hoewel de aanleiding dus kan variëren, hebben verschillende bedrijven baat bij het implementeren van een PIM-systeem. Ook die specifieke voordelen verschillen weer per bedrijf, maar de positieve effecten die eigenlijk altijd terugkomen zijn:

• Dataconsistentie. De single source of truth rondom productinformatie.
• Controle op datakwaliteit.
• Efficiëntere workflow en een kortere time-to-market: efficiënter werken bij een nieuw product. Door het PIM-systeem kunnen verschillende stakeholders geautomatiseerd worden aangehaakt en parallel aan elkaar werken, om zo snel mogelijk omzet op nieuw assortiment te creëren.

Dit artikel van onze PIM specialist Maarten van Dijk is onlangs gepubliceerd op de website van Emerce.