De weg naar een succesvolle PIM-implementatie

Stap 1: Analysefase – Stel de navigatie in

Als we het hebben over de weg naar een succesvolle PIM-implementatie, dan is de aanpak die we daarvoor gebruiken te vergelijken met navigatie-software. De analysefase is de basis voor het verdere verloop van het project: we bepalen de eindbestemming en brengen de beste route daarnaartoe in kaart.

Met alle belanghebbenden nemen we de gewenste situatie door en bepalen het doel van de implementatie. Gezamenlijk analyseren we de huidige processen en de mogelijkheden om deze processen te verbeteren. Ook kijken we naar de uitzonderingen in de processen, het optimale datamodel en het gewenste resultaat van het implementatieproject.

Om bovenstaande in kaart te krijgen, organiseren we een aantal workshops waarin vragen gesteld worden als:

• ­Waar ontstaat een nieuw product?
• Hoe gaat data in de huidige situatie door de organisatie heen?
• Waar moet een artikel (product) terecht komen? Op één of meer e-commerce platforms, leveranciersportaal, brochures, market places?
• Welke informatie wordt er op dit moment vastgelegd over een artikel (product)? En ten behoeve waarvan?
• Welke data is er momenteel beschikbaar? En wat zijn de bronsystemen voor die data?
• Hoe ziet het IT-landschap eruit? Welke mogelijkheden voor integratie zijn er (en welke zijn gewenst)?

Uit elke workshop wordt informatie verzameld die uiteindelijk leidt tot een Solution Design Document. Dit document wordt als richtlijn voor de implementatie gebruikt en bevat naast een beschrijving van de implementatie ook een globale planning; De navigatie is ingesteld.

Stap 2: Implementatiefase – Onderweg naar de PIM-oplossing

Nu de navigatie is ingesteld, de tank vol en de bandenspanning op orde is, kan de reis beginnen.

Datamodel

De implementatie start bij de basis: het datamodel. Dit model is cruciaal voor een succesvolle PIM-implementatie. Het geeft de gebruiker een beeld bij het begrip PIM door duidelijkheid te geven over hoe een artikel eruit ziet in de software, welke mogelijkheden de software biedt om het proces zo efficiënt en effectief mogelijk te laten verlopen, welke data beschikbaar is en op welk niveau deze data zich bevindt.

Inkomende datastromen

Als het datamodel definitief gemaakt is, wordt gestart met het verwerken van inkomende datastromen. Vaak ontstaat een artikel in het ERP-systeem, met een minimale set van kenmerken. Het is zaak dat dit artikel in de PIM-software terecht komt, zodat het verder verrijkt kan worden. Maar ook de aanlevering van data door leveranciers is een inkomende datastroom die verwerkt moet worden. Tegelijk is het een tweede (of derde) validatie van het datamodel.

Datamigratie

Sterk gerelateerd aan inkomende datastromen is de datamigratie. Artikeldata is in de aanvangssituatie vaak verspreid over meerdere systemen. Het is belangrijk die data te behouden en waar mogelijk de datakwaliteit te verbeteren.

Bijvoorbeeld: in het bronsysteem is een kenmerk opgeslagen als tekst, in het datamodel is dat kenmerk gedefinieerd als keuzelijst. Doordat er in het bronsysteem volledige vrijheid was bij de data-invoer van dit kenmerk, zijn er vele opties ontstaan die uiteindelijk hetzelfde impliceren. Door dit bij de datamigratie aan te pakken wordt de data voor dit kenmerk uniformer.

Uitgaande datastromen

Zodra de datamigratie afgerond is, wordt de export van data opgepakt. Een artikel en daarmee artikeldata moet op vele platforms beschikbaar zijn (omnichannel). Doordat PIM een “single source of truth” wordt, is het belangrijk dat de data vanuit PIM aangeboden wordt bij die verschillende platforms.

Processen

Belangrijk is dat er goed naar het PIM-proces gekeken wordt. De PIM-software moet ondersteunend zijn aan dat proces en dus aan de hand daarvan ingericht worden. In een workflow wordt bepaald wie op welk moment verantwoordelijk is om bepaalde data te verrijken of te valideren en wanneer een product als ‘compleet’ beschouwd kan worden. In de laatste fases van de implementatie gaat daar de aandacht naar uit.

Projectmanagement – Support onderweg

We zijn gewend dat navigatie-software laat zien hoe ver we nog moeten rijden, een verwachte aankomsttijd toont en kortere/snellere routes voorlegt als die beschikbaar zijn. Bij de implementatie van PIM is het ook belangrijk om continue te weten waar het project staat, waar het project naar toe gaat en welke alternatieve routes er zijn. Gedurende het project wordt de voortgang continu gemeten en met behulp van een dashboard wordt inzichtelijk gemaakt hoe het project ervoor staat. Aan de hand van die inzichten is het mogelijk om, waar nodig, het project bij te sturen.

Tankstations

Aan de ‘road to success’ liggen gelukkig ook een aantal tankstations. Die stations lenen zich uitstekend om even bij te tanken, terug te kijken op de reeds afgelegde weg en vooruit te kijken naar het vervolg van de route. In het project doen we dat met reviews en retrospectives. In de review wordt getoond wat er tot dan toe gerealiseerd is en wat het projectteam in de komende periode op gaat pakken. De retrospective is een reflectiemoment. Wat hebben we tot nu toe met elkaar gedaan? Wat ging er goed? Wat is voor verbetering vatbaar? En hoe kunnen we die lessons-learned in de komende periode toepassen?

Tot slot: GO-Live - Aankomst en verblijf

Het datamodel is duidelijk en ingeregeld, de inkomende en uitkomende datastromen zijn inzichtelijk en de data staat klaar om te migreren: we zijn bijna aangekomen op de plaats van bestemming. Voordat we echt live gaan, worden gebruikers goed getraind in het gebruik van de nieuwe PIM-software.

Maar ook nadat de PIM-software live is, blijven we betrokken. We leveren nazorg op de implementatie en denken mee met de te nemen vervolgstappen, bijvoorbeeld over het verder optimaliseren van de workflow. Eigenlijk begint de échte reis pas na de implementatie. Hoe de reis verder gaat? Wordt vervolgd!