Hoe een order management systeem de retailer helpt duurzamer te zijn

Door de consument in alle fasen van het aankoopproces accurate en complete informatie te bieden, worden alleen de juiste producten gekocht. En zo de stroom retouren vermindert. Door de consument keuzes te geven in bezorgopties kun je bewust sturen op efficiënte en duurzamere distributie van de pakketten. Veel van deze ‘features’ hebben een goed, maar vooral wendbaar, IT-fundament nodig. Waardoor het mogelijk wordt de duurzaamheidsstrategie uit te voeren met beperkte investeringen en korte implementatietijd. Een order management systeem (OMS) is hierbij van onschatbare waarde. In dit artikel lees je onder andere:

• Hoe een OMS zorgt voor actueel inzicht in voorraden in iedere stap van het aankoopproces
• Hoe het systeem helpt bij de weergave van levertijden en het nakomen hiervan
• Hoe je slimme voorraadallocatie toepast
• Hoe je het retourproces efficiënter kunt inrichten

Actuele voorraadinzage in iedere stap van het aankoopproces

Om de consument te helpen duurzame keuzes te maken wil je hen goed informeren over of artikelen voorradig zijn en waar deze artikelen zich bevinden. Niet voorradige artikelen die mogelijk nog een lange route moeten afleggen hebben doorgaans niet de voorkeur. Voorradige artikelen die beschikbaar zijn voor directe verzending wel. Artikelen die beschikbaar zijn in een filiaal in de buurt (ship-from-store, click-and-collect) hebben misschien wel de grootste voorkeur. Ja, deze hebben al een deel van de route afgelegd, maar een uiteindelijk fysieke aankoop leidt tot beduidend minder retouren. En het filiaal inzetten als mini-distributiecentrum zorgt voor meer efficiëntie en duurzaamheidsvoordelen: er is minder karton en plastic nodig voor de last-mile.

Concreet heeft het OMS van iedere voorraad- en verkooplocatie de actuele voorraadstanden, inclusief voorraad van evt. derde partijen en gaat daarmee verder dan bijvoorbeeld een ERP. Van deze voorraad kan met business rules worden bepaald wat de zichtbaarheid ervan wordt. In de online kanalen (e-commerce, marketplaces, advertising) wordt de (lokale) voorraad real-time zichtbaar gemaakt.

Weergave van levertijden en het betrouwbaar nakomen hiervan

De consument is vaak bereid te kiezen voor een langere (duurzamere) levertijd, als deze wel betrouwbaar is. Het uitgesteld laten aankomen van het pakket of de winkelafhaling wordt graag gepland op de vrije of thuiswerkdag, dit niet laten slagen leidt tot frustraties en onnodige extra vervoersbewegingen. Het OMS geeft over een samenstelling van artikelen (de winkelwagen) de haalbare levertijd aan. In combinatie met de vervoer- of afhaalkeuze van de consument leidt dit tot een 'delivery promise'. Het OMS koppelt de gedane belofte aan de order en werkt deze door in de operationele uitvoering. Het OMS geeft stuurinformatie voor afwijkingen van de belofte, door middel van 'orders-at-risk'. Hiermee kan de belofte betrouwbaarder worden gemaakt en door goede communicatie, wordt frustratie bij de consument voorkomen.

Slimme voorraadallocatie

Wanneer een order uiteindelijk is geplaatst, dient deze te worden ‘gesourced’. Ook in dit proces helpt een OMS bij het realiseren van een duurzamere keten. Wanneer is gekozen voor winkelafhaling (click-and-collect) of een lokale (fiets)koeriersdienst wordt in principe uitgegaan van de voorraad van het betreffende filiaal. Wanneer een order uit meerdere artikelen bestaat en deze niet allemaal beschikbaar zijn op één logistieke plaats of winkel zorgt het OMS voor de meest efficiënte allocatie die leidt tot de minste split-shipments. Wanneer een retailer werkt met vaste rijroutes en bevoorradingsdagen kiest het OMS filialen die op het pad zijn en laat consumentenorders ‘aankleven’ bij de reguliere bevoorrading. In het toewijzen van orders aan filialen wordt ook de verkoopvoorspelling van dat filiaal meegenomen, op basis van historie en eventueel uitgebreid met een voorspellend model. Een artikel waarbij de kans op fysieke verkoop hoog is heeft een lagere prioriteit voor toewijzing aan online orders. Dit scheelt weer transport en levert een hogere winstmarge.

Efficiënter retourneren 

Het OMS maakt logistieke functionaliteit beschikbaar op winkelniveau, waarmee ook hier een retour kan worden aangenomen en verwerkt. Artikelen kunnen – na controle – weer worden toegevoegd aan de winkelvoorraad, wat transportbewegingen elimineert. Het OMS kan zelfs sturen in de retouradressen; waarbij een filiaal ook kan functioneren als een ontvangstlocatie voor een opgestuurde retour. Op basis van voorraadniveaus en behoeften wordt bepaald wat het beste retouradres voor de artikelen is. 

TableTop Order Management

XSARUS ontwikkelt en implementeert TableTop Order Management voor diverse retailers. Deze bedrijven opereren dus al duurzamer en profiteren ook van andere positieve ‘bottom-line’ effecten. TableTop werkt samen met bestaande software in het retail landschap: ERP, POS en het e-commerce platform. Door de korte implementatietijd en de hoge mate van flexibiliteit zijn bovengenoemde scenario’s snel te implementeren.