Hoe kies je het juiste PIM-systeem voor jouw organisatie? Wij helpen je op weg!
Je hebt de knoop doorgehakt: er moet iets veranderen binnen je organisatie. Productinformatie is versnipperd en niemand weet welke data daadwerkelijk klopt. Bestaande systemen worden misbruikt om klanten toch iets van productdata te laten zien. Het is hoog tijd om serieuze stappen te zetten in je productinformatiebeheer.
Maar nu begint de echte uitdaging: hoe selecteer je het juiste PIM-systeem? Geen zorgen, je bent niet de enige met deze vraag. Sterker nog, het is precies waarom XSARUS PIM Masters adviesproducten heeft ontwikkeld. Met onze 25 jaar ervaring en expertise helpen we je niet alleen door het doolhof van mogelijkheden, maar zorgen we ervoor dat je een PIM-systeem kiest dat naadloos aansluit op de behoeften en digitale ambities van jouw organisatie.
Een ongeschikt PIM-systeem kan leiden tot onnodige complexiteit, inefficiënte schaduwprocessen of te hoge licentiekosten. Dat wil je niet.
Een PIM-systeem is onmisbaar voor organisaties die efficiënt en gestructureerd hun productinformatie willen beheren. Maar wist je dat niet elk PIM-systeem hetzelfde is? Vergelijk de keuze voor een PIM-systeem met het kopen van een auto: er zijn allerlei modellen en uitvoeringen. Welke het beste bij jouw organisatie past, hangt volledig af van je wensen, ambities en budget.
Basis, standaard of geavanceerd: wat heb je nodig?
De meeste PIM-pakketten worden aangeboden in diverse configuraties, zoals basis, standaard en geavanceerd. Elke configuratie biedt een specifiek aantal functionaliteiten, gebruikersmogelijkheden, opslagcapaciteit en modules. Daarom is het belangrijk om vooraf helder te hebben wat jouw organisatie precies nodig heeft. Heb je bijvoorbeeld veel gebruikers? Zijn uitgebreide integratiemogelijkheden een must? Of ben je juist op zoek naar een compact en eenvoudig systeem?
Datamodellering: flexibel of rigide?
Een ander belangrijk aspect van PIM-systemen is de manier waarop ze productinformatie structureren. Oftewel: de datamodellering. Sommige systemen zijn modulair en flexibel, terwijl anderen een meer vaste structuur hanteren. Beide benaderingen hebben hun voordelen, maar de keuze hangt sterk af van jouw assortiment, IT-landschap, gebruikersbehoeften en verkoopkanalen.
Extra functionaliteit: welke aanvullende modules ga je gebruiken?
Veel PIM-softwareleveranciers bieden aanvullende modules met functionaliteiten. Denk aan standaardintegraties met externe systemen, vertaaldiensten, printoplossingen, AI-tools, onboarding portals of downloadmogelijkheden. Deze extra’s kunnen enorm helpen om processen te stroomlijnen en maatwerk te beperken. Let er wel op dat niet elke leverancier dezelfde modules aanbiedt.
Waarom de juiste keuze zo belangrijk is
Een ongeschikt pakket kan leiden tot onnodige complexiteit, lage gebruikersacceptatie, inefficiënte schaduwprocessen of te hoge licentiekosten. Dat wil je niet. Neem daarom de tijd om te bepalen wat jouw organisatie écht nodig heeft en zoek een oplossing die past bij je doelen en bedrijfsprocessen.
Een PIM-systeem is een gamechanger, maar het is belangrijk om goed voorbereid en doordacht te werk te gaan.
Zet onze adviesproducten in voor het selectieproces
Het implementeren van een PIM-systeem is een strategische overweging die vaak complex is. Maar wij ondersteunen je daarbij! XSARUS PIM Masters biedt 3 adviesproducten die je helpen in elke fase van het selectieproces.
1. To PIM or not to PIM
Niet elke organisatie is klaar voor een PIM-systeem. Ons eerste adviesproduct is daarom gericht op het beantwoorden van de doorslaggevende vraag: is een PIM-systeem op dit moment de juiste oplossing voor jouw organisatie?
De voordelen van een PIM-systeem zijn eindeloos, maar het is alleen waardevol als je organisatie deze voordelen daadwerkelijk gaat benutten. Soms liggen de uitdagingen ergens anders, bijvoorbeeld in andere systemen, processen of een tekort aan interne resources. Tijdens deze analyse brengen we samen met jou in kaart waar de echte knelpunten liggen. En of een PIM-systeem de juiste investering is.
2. PIM Requirements: wat heeft jouw organisatie nodig?
Als blijkt dat een PIM-systeem voldoende toegevoegde waarde heeft, is de volgende stap het vaststellen van de specifieke behoeften en vereisten. Dit heb je nodig om het juiste systeem te selecteren.
Met onze ervaring in het implementeren van PIM-systemen (bij meer dan 65 organisaties in uiteenlopende branches), helpen we je om een gedetailleerd overzicht te maken van benodigdheden, randvoorwaarden en voorkeuren. Of het nu gaat om integraties met bestaande systemen, schaalbaarheid of specifieke functionaliteiten. Wij zorgen ervoor dat jouw eisen helder en compleet zijn.
3. PIM Selection: kies het juiste systeem
De kogel is door de kerk en alle requirements zijn duidelijk. Dan is het tijd voor de selectie van het PIM-systeem met de beste fit.
In deze fase gaan we dieper in op jouw behoeften en vergelijken we deze met de mogelijkheden van de PIM-systemen. Tijdens interactieve analysesessies laten we je inspireren door praktijkvoorbeelden, definiëren we knock-outcriteria en scoren we de systemen op basis van jouw specifieke situatie.
Effectieve begeleiding naar een succesvol PIM-systeem
Een PIM-systeem is een gamechanger, maar het is belangrijk om goed voorbereid en doordacht te werk te gaan. Onze adviesproducten zijn erop gericht om jouw organisatie te ondersteunen in elke stap van het proces, zodat je met vertrouwen de juiste keuzes maakt.