Lucardi’s PIM-implementatie tijdens de lockdown

Met 123 winkels in Nederland is Lucardi de afgelopen jaren flink gegroeid, en het bedrijf wil die groei graag doorzetten. Zo zijn inmiddels de eerste fysieke winkels in België (drie) en Duitsland (twee) geopend en heeft Lucardi nu een Nederlandse, Belgische en Duitse webshop. Daarnaast verkoopt het bedrijf zijn producten ook via online marketplaces zoals Bol.com en Zalando.

Een ‘bord spaghetti’ van tijdelijke oplossingen

Die mooie groei en ambitieuze groeiplannen leverden Lucardi ook uitdagingen op als het gaat om het beheren van de productinformatie. Met een assortiment dat beschikbaar is op verschillende webshops en marketplaces, is eenduidigheid in de productinformatie onmisbaar. Dat kan gaan om de beschikbaarheid van de verschillende varianten van producten – zoals maat of kleur – maar ook de bijbehorende fotografie en achtergrondinformatie van de producten moet overal hetzelfde zijn, en in dit geval ook in meerdere talen.

In een ideale situatie is dit iets wat centraal geregeld kan worden in een PIM-systeem, maar dit was bij Lucardi dus nog niet aan de orde. De ‘basisinformatie’ over de producten stond in het ERP-systeem, en de verrijkte data was weggezet in het CMS. Door middel van allerlei ‘knoopjes’ van tijdelijke oplossingen tussen de verschillende informatiebronnen, was het bedrijf daarom aangewezen op dit ‘bord spaghetti’ als applicatielandschap. Een onoverzichtelijk, bewerkelijk en vooral ook kwetsbaar geheel, dat de groeiambitie van de winkelketen nadrukkelijk in de weg stond. Daarbij kost het in stand houden van een dergelijke situatie veel uren in onderhoud en development, veel geld en is het zeer vatbaar als de kennis van deze ‘brij’ de organisatie onverhoopt verlaat. De implementatie van een PIM-systeem was voor Lucardi dan ook een kwestie van ‘nu of nooit’, als men de groeiambitie wilde volhouden.

Complex project

Voor XSARUS zijn dit soort hulpvragen niet nieuw. Toch viel de complexiteit van het assortiment direct op. Zelden zagen we een assortiment waarbij de producten fysiek zo klein zijn, maar waarbij de verscheidenheid binnen één product zo enorm is. De klant heeft bij de sieraden keuze uit verschillende maten, materialen, kleuren of eventuele toevoegingen aan een sieraad, zoals een lettertje van het alfabet. En al deze keuzemogelijkheden wil je als winkel zo goed mogelijk presenteren aan je klant.

De analysefase, die vrij lang duurde, was dan ook zeer waardevol. Men kreeg bij Lucardi steeds beter begrip van de eigen productdata en er waren een flink aantal ‘aha’-momenten, waarbij je echt zag gebeuren dat er nieuwe oplossingen voor de complexe eigen situatie werden gevonden in het PIM-systeem. Het omzetten van de context van Lucardi naar het PIM-concept was daarbij een belangrijke conceptuele stap.

Wij werken vooral met de PIM-systemen Akeneo, inriver en Contentserv. In dit geval bevalen we Akeneo aan. Dit systeem heeft een ijzersterk concept voor een dergelijk complex assortiment als dat van Lucardi. Doordat wij de concepten van Akeneo goed kennen, weten hoe dit systeem het beste te implementeren is en wat het effect voor het verdere verloop van het project van Lucardi zou zijn. Vervolgens heeft Lucardi zelf veel werk verzet om het plan te realiseren: onder andere het voorbereiden en migreren van de data vanuit het eigen ERP-systeem en het opleiden van de interne organisatie nadat de key users getraind waren. Dat maakte het voor iedereen een groot project.

In de context van de klant

Het systeem van de technische koppelingen voorzien – wellicht niet het meest ‘sexy’ onderdeel van een PIM-implementatie – was ook een flinke klus, iets waar zelfs de meeste tijd in is gaan zitten. De koppelingen naar het ERP-systeem, het CMS van de webshop en de Channable-datafeeds waren ook grote opgaves. Vooral ook omdat het allemaal in een bestaand applicatielandschap moest gaan passen. De klant gaf daarbij aan wat de scope van de implementatie van het PIM was. We zouden aan de randen vast en zeker dingen tegen gaan komen die ons ook nieuwe inzichten en uitdagingen zouden geven. Daar moeten we ook wat mee in de toekomst, maar daar kunnen we op die momenten even niet aan zitten. Daar zit ook de fun factor van zo’n project: om het zo goed mogelijk binnen de gegeven context van de klant neer te zetten, want een ideale wereld bestaat ook hier niet.

Daarbij speelden ook de wensen van Lucardi een rol voor de complexiteit van de PIM-implementatie. Na jarenlang met tijdelijke oplossingen te hebben gewerkt, wilde Lucardi dit project direct heel goed doen. Een terecht en nobel streven, maar dat zorgde wel voor een aantal bewerkelijke handelingen, zoals bij de integratie en het uitpluizen van de zogenaamde ‘variant-assen’, waarin de verschillende eigenschappen van producten – maat, kleur, materiaal en dergelijke – worden weggezet. Hierop kan uiteindelijk ook worden gefilterd door de eindgebruiker van de webshop en dus is het belangrijk deze goed in te richten.

Verbouwen met de winkel open

Naast de complexiteit, omvang en verscheidenheid van het assortiment, was ook de timing van het project een uitdaging. Los van het feit dat retailers een aantal momenten in het jaar hebben waarbij het bezoekersaantal en de omzet piekt – zoals de feestdagenperiode, valentijnsdag of moederdag – was ook de coronapandemie een zwaarwegende factor in de uitvoering het project. Vanwege de lockdowns die werden opgelegd vanuit de overheid, waren de webshops tijdelijk het enige afzetkanaal van retailers. Het was Lucardi er dus alles aan gelegen om de webwinkels open te houden, terwijl er op de achtergrond flink werd verbouwd.

En bij die verbouwing mocht er dus ook echt niets misgaan. De implementatie heeft, zeker tijdens de lockdown rond de Kerst, dan ook een aantal keren even stil gestaan. Begrijpelijkerwijs is het testen van features op dergelijke piekmomenten niet de meest ideale situatie, iets waar we flexibel mee om zijn gegaan. Als die winkels dan ook nog ontoegankelijk zijn voor de klant, dan gaat het echt pijn doen. Dus dat brengt risico’s en uitdagingen met zich mee. Dat heeft ook zeker een bepaalde dynamiek in het project opgeleverd die we nooit eerder meegemaakt hadden. We hebben dus qua live-gang heel goed naar de risico’s gekeken.

Klaar voor de toekomst

Uiteindelijk mag het resultaat er zijn. De achtergrond van de systemen is stabiel, overzichtelijk en toekomstbestendig. Hoewel het de gemiddelde consument wellicht niet direct zal opvallen dat het assortiment vollediger is, de resultaten bij een filter uitgebreider en volledig zijn, en dat er op alle afzetkanalen dezelfde gedetailleerde productinformatie terug te zien is, is er voor Lucardi zelf veel verbeterd met de implementatie van het PIM-systeem.

Het werken met een nieuw PIM-systeem kost nu eenmaal wat gewenning en binnen het bedrijf zullen er gebruikers zijn die al lang bij Lucardi en via hun eigen manier werken, wat nu anders moet. Het is belangrijk om in te zien dat de energie die je in zo’n product stopt, zich ook uitbetaalt wanneer je op één centrale plek de productinformatie beheert. De tijdsinvestering voor het aanmaken van een product blijft hetzelfde, alleen je kunt veel meer waarde toevoegen aan een product in dezelfde tijd.

Want hoewel de implementatie je dwingt om kritisch naar je processen te kijken en een zekere tijdsinvestering vergt, is het een no-brainer dat je als bedrijf beter af bent met een PIM-systeem. Het kan een gigantische katalysator zijn om extra marketplaces te bereiken of het assortiment uit te breiden. Zeker nu de eisen van die marketplaces groeien als het gaat om de verrijking van de productinformatie. In die gevallen heb je als bedrijf weinig te kiezen, want voor jou in de plaats komt al snel een ander. In die zin levert de implementatie van een PIM ook een niet makkelijk te evenaren concurrentievoordeel op. Maar bovenal maakt de implementatie van een PIM-systeem het je als organisatie op den duur vele malen makkelijker om je eigen assortiment én de bijbehorende informatie te beheren. En daar heeft vrijwel iedere afdeling direct profijt van!

Dit artikel van onze PIM-consultant Maarten Buth is onlangs gepubliceerd op de website van Emerce.