PIM in een best of breed architectuur

Vanwege de snelle groei van e-commerce en de populariteit van online winkels is Product Information Management (PIM) steeds populairder én noodzakelijker geworden. Door de snelle online ontwikkelingen is het voor retailers mogelijk veel meer producten af te zetten dan in de traditionele situatie. Hierdoor zijn assortimenten van enkele duizenden artikelen naar soms wel honderdduizenden artikelen gegroeid. Hoewel het in de traditionele situatie nog mogelijk was om voor het relatief geringe assortiment de informatie te verrijken in Excel spreadsheets, is dit in de nieuwe situatie niet meer werkbaar. Daarnaast wordt de vraag naar productinformatie steeds groter. Niet alleen op het web, maar ook voor mobiele apps, fysieke winkels, point of sale (POS), catalogussen, flyers, affiliate netwerken etc. Om deze groei te kunnen ondersteunen is een nieuw systeem nodig waarin alle productinformatie kan worden beheerd: het PIM-systeem.

Een nieuw systeem betekent ook nieuwe processen en een nieuwe applicatie architectuur. In dit artikel duiken we dieper in op de kenmerken en uitdagingen van de traditionele architectuur en hoe een PIM-systeem deze uitdagingen omvormt tot een betere productpropositie, verhoogde kwaliteit van productdata en efficiëntere verrijkingsprocessen.

Traditionele architectuur

De traditionele productinformatie architectuur kenmerkt zich door vele Excel spreadsheets en het ERP-systeem als basis voor de verrijking en het beheren van productinformatie. Elk kanaal heeft zijn eigen eisen voor productinformatie, waardoor er verschillende varianten zijn van de Exceldocumenten welke handmatig bijgehouden moeten worden. Controle op inhoud is minimaal, waardoor productinformatie onvolledig is. Om toch grip te krijgen op de productinformatie worden vaak nieuwe velden in het ERP-systeem gebruikt/misbruikt.

In een meer volwassen architectuur wordt de basis productinformatie verrijkt in het ERP-systeem en marketing productinformatie in de content management systemen (CMS) van de verschillende e-commerce oplossingen. Maar omdat de productinformatie uit deze systemen ook nodig is voor andere kanalen, kenmerkt deze architectuur zich ook door veel Exceldocumenten waarin (delen van) de productinformatie wordt bijgehouden.

Doordat de productinformatie op verschillende locaties wordt bijgehouden, ontstaan er afwijkingen over de waarheid. Zo kan de kleur van een overhemd in een catalogus de kleur rood hebben, terwijl dit op de webshop roze is. Dit komt de datakwaliteit niet ten goede en beschadigt het vertrouwen bij de consument. Immers, inconsistente productdata leidt tot meer retouren, slechtere vindbaarheid op het web en lagere conversies.

Kenmerken traditionele architectuur

• (Lokale) Exceldocumenten bevatten delen van de productinformatie die voor elk kanaal apart verrijkt worden;
• Productverrijking vindt in verschillende systemen/documenten plaats (CMS, ERP, Excel);
• Geen single source of truth (golden record principe) voor productinformatie;
• Onvolledige productinformatie;
• Geen automatische integraties tussen systemen, maar handmatige exports en imports via Excel;
• Verschillende formats voor o.a. affiliate netwerken, webshops en POS-systemen, welke handmatig bijgewerkt moeten worden;
• Maatwerk in het ERP-systeem om extra productinformatie te kunnen verrijken;
• Marketinginformatie in CMS-systemen.

Volwassen PIM applicatie architectuur

Een volwassen productinformatie architectuur kenmerkt zich door een ‘best of breed’ oplossing, waarbij systemen in het applicatielandschap in hun kracht worden gelaten. Door de adoptie van deze strategie komt er ruimte vrij voor een PIM applicatie, welke een centrale positie inneemt in het landschap.

In de afbeelding hieronder zien we direct de kracht van een PIM binnen een organisatie. Een nieuw product ontstaat nog steeds in het ERP-systeem, alleen wordt het hier niet verder verrijkt. Deze ‘basis’ productinformatie wordt automatisch geëxporteerd naar het PIM-systeem, waar vervolgens de verrijking plaatsvindt van de marketing productinformatie. Vertalingen en afbeeldingen kunnen zowel direct via handmatige interventies, als indirect via geïntegreerde vertaal- en fotosystemen worden toegevoegd in het PIM-systeem. Door middel van verschillende processen en completeness checks (volledigheid van de productinformatie) kan afgevangen worden wanneer de productinformatie geëxporteerd wordt naar de achterliggende verkoopkanalen, zoals de webshop of affiliate netwerken.

Door deze aanpak wordt de verrijking van productinformatie een stuk beter beheersbaar. Immers, het PIM-systeem bevat de enige, volledige en meeste recente waarheid van de artikelen binnen de organisatie. Als er wijzigingen nodig zijn in de productinformatie, dan worden deze in het PIM geüpdatet welke vervolgens automatisch de verdere distributie van deze nieuwe informatie naar de achterliggende kanalen verzorgt.

Applicaties in de ‘best of breed’ architectuur

Hoewel het samenspel tussen de verschillende applicaties leidt tot de meest efficiënte inrichting van het PIM-systeem, betekent dit niet dat de applicatie per definitie geïntegreerd moet zijn met de andere systemen om procesverbeteringen door te voeren. Ook het PIM-systeem als losse applicatie zal al de nodige procesoptimalisaties teweeg brengen.

Applicaties die de ‘best of breed’ architectuur kenmerken:

• ERP (Microsoft AX, Oracle, SAP)
  Een softwarepakket dat belangrijke informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samenbrengt. In deze applicatie wordt een artikel “geboren” en voorzien van basisinformatie welke benodigd is voor o.a. inkooporders en warehousemanagement.
• PIM (inriver, ContentServ)
  Een softwarepakket voor het verrijken van productdata met o.a. marketinginformatie om artikelen beter te positioneren op de markt.
• Vertaalsoftware (SDL, Google Translate)
  Een softwarepakket voor de vertaling van de productinformatie. Als alternatief kunnen vertalingen ook direct in het PIM-systeem worden ingevoerd.
• Feedmanagement tool (Channable, Tradebyte)
  Een softwarepakket dat één bronbestand uit het PIM-systeem vertaalt naar verschillende feeds voor marketplaces en affiliate netwerken.
• Webshop/CMS (Magento, TableTop, Shopware, SalesForce)
  Een softwarepakket waarin de verrijkte artikelen kunnen worden verkocht aan de klant.
• Digital Asset Management (XCDN, Bynder, Ampliance)
  Een softwarepakket voor het opslaan, beheren en distribueren van digitale bestanden (waaronder afbeeldingen). Als alternatief kunnen afbeeldingen ook direct in het PIM-systeem worden opgeslagen.
• Print (inDesign, EasyCatalog)
  Een softwarepakket voor het opmaken van pagina’s voor drukwerk en digitale publicaties waarbij er een directe integratie ligt met het PIM-systeem voor realtime productinformatie.

Kenmerken volwassen PIM architectuur

• Best of breed oplossing;
• Hoge datakwaliteit door het golden record principe (één waarheid van de productdata binnen de organisatie);
• Geautomatiseerde integraties waardoor datastromen tijdig en juist verlopen;
• Snelle time-to-market;
• Efficiëntere processen;
• Minder handmatige werkzaamheden;
• (Goedkopere) licentiekosten in plaats van maatwerk- en/of personeelskosten;
• Completeness check.

De implementatie van de PIM applicatie architectuur

Hoewel een volwassen architectuur zich kenmerkt door een ‘best of breed’ strategie, kan de aanschaf van een PIM-systeem een mooie eerste stap zijn op de PIM roadmap. Een groot deel van het verrijkingsproces kan hierdoor efficiënter ingericht worden en de datakwaliteit wordt aanzienlijk verbeterd. PIM komt hiermee tussen het ERP-systeem en de webshop(s)/affiliate netwerken in te staan.

Een vervolgstap voor het efficiënter distribueren van productinformatie is de inzet van een feedmanagement tool. Op deze manier kunnen via vooraf gedefinieerde mappingdocument de individuele marketplaces/affiliate netwerken voorzien worden van de juist data in het juiste formaat afkomstig uit het PIM-systeem.

Ga je nog een stap verder, ga dan aan de slag met het efficiënter inrichten van de verrijkingsprocessen. Denk aan het uitbesteden van vertalingen aan een extern bureau en de opslag van afbeeldingen/digitale documenten in een Digital Asset Management (DAM) systeem. Hierdoor zijn vertalingen altijd van hoge kwaliteit en afbeeldingen/digitale documenten kunnen sneller geladen worden op de webshop.