Productinformatie overzichtelijk en beschikbaar voor alle kanalen

E-commerce naar een hoger niveau

Het aantal klanten dat Dugros nationaal en internationaal bedient, is de afgelopen jaren flink gegroeid. Om deze klanten goede service te kunnen leveren, is het zaak om de e-commerce activiteiten van Dugros naar een hoger niveau te brengen. Op de planning stond al de vernieuwing van het B2B e-commerceplatform. Dit bracht vragen met zich mee als: In welk systeem is onze productinformatie op dit moment opgeslagen? Wie is verantwoordelijk voor productinformatie? Is onze data wel volledig en goed genoeg voor alle kanalen waarop we in de toekomst actief willen zijn?

Zoals bij veel organisaties was productinformatie bij Dugros verspreid over verschillende systemen. Ook was niet duidelijk wie in de organisatie op welk moment moest werken aan het verrijken van nieuwe producten. Het bleek een tijdrovende klus om alle juiste informatie bij elkaar te brengen en op de juiste manier te publiceren naar de verschillende verkoopkanalen. Het gebeurde dan ook regelmatig dat producten die nog niet volledig verrijkt waren, toch online geplaatst werden. De toegevoegde waarde van een Product Informatie Management (PIM) systeem: ‘a single source of truth’, werd al snel gezien.

Implementatie Akeneo

Op basis van de wensen die Dugros had op het gebied van productinformatie, adviseerde XSARUS om de oplossing van Akeneo te implementeren. Akeneo is een marktleidende open source PIM-oplossing met een robuuste set aan opties.

Voordat Akeneo daadwerkelijk geïmplementeerd kon worden, zijn verschillende workshops met medewerkers van Dugros georganiseerd om te komen tot een goed datamodel; De basis voor een PIM-implementatie. Het datamodel dat uiteindelijk is opgesteld, kon vlot in Akeneo ingericht worden. Alle producten uit de Dugros catalogus zijn nu in het PIM-systeem ingedeeld in productfamilies. Voor elke productfamilie kunnen afzonderlijk attributen bepaald worden. Dit is een belangrijk voordeel voor Dugros, want zo kan per productcategorie precies ingesteld worden welke attributen ingevuld moeten worden en is ook meteen duidelijk of de data volledig is.

Workflow: van reactief naar proactief

Naast een solide technische basis is in de workshops ook veel aandacht besteed aan het eenvoudiger en duidelijker maken van de workflow. Eindgebruikers moeten vooral plezier hebben in het verrijken van hun producten zodat er tijd overblijft om mooie productcontent te schrijven. Waar medewerkers vroeger op de webshop pas zagen dat productinformatie ontbrak, zien ze dat nu tijdig in Akeneo. Door het gepersonaliseerde dashboard weet iedereen precies wat hij of zij moet doen. Productinformatie management van reactief naar proactief. Zoals het hoort.

Koppelingen voor completere productinformatie

Dankzij de koppeling met ERP, wordt alle reeds beschikbare productinformatie geautomatiseerd ingeladen in Akeneo. Medewerkers van Dugros verrijken dit in de gebruiksvriendelijke en overzichtelijke interface van Akeneo met commerciële informatie, SEO teksten en afbeeldingen. Is de verrijking compleet, dan kan een export gemaakt worden van teksten die vertaald moeten worden. De export wordt naar een vertaalbureau gestuurd en kan na vertaling direct in Akeneo geïmporteerd worden. Een proces dat dankzij Akeneo versoepeld én versneld is. Dugros beschikt nu niet alleen over meer productinformatie, maar ook over completere productinformatie.

Kanalen

Nu alle productinformatie overzichtelijk en gestructureerd in Akeneo staat, worden de b2b kanalen van Dugros voorzien van juiste, actuele en verrijkte productinformatie. Onder andere de merkenportals van Micmacbags, Enrico Benetti, Charm London en PE Florence zijn aangesloten op Akeneo. Uiteraard is ook de nieuwe door XSARUS ontwikkelde Adobe Commerce b2b webshop naadloos geïntegreerd. Als in de toekomst meerdere kanalen toegevoegd moeten worden, is dat geen probleem. De voordelen van één centrale bron voor productinformatie zullen in de toekomst alleen maar duidelijker worden.

Voor kanalen die niet direct op PIM gekoppeld kunnen of hoeven te worden, kunnen exports van bepaalde productinformatie gemaakt worden naar Excel. In het geval van Dugros is dit erg bruikbaar, omdat sommige partijen een Excelbestand vragen in een vast format. Waar dit voorheen veel handelingen en dus veel tijd vergde, kan dit nu met exports eenvoudig en snel uit Akeneo gehaald worden. Een grote efficiëntieslag.

Completeness

Eén van de grote voordelen van het plaatsen van een PIM-systeem tussen ERP en webshop, is dat er nu naast overzicht en structuur ook inzicht is in de completeness van de productinformatie. Mist er bij een product bepaalde informatie, dan is dat in één oogopslag te zien in de overzichtelijke Akeneo-portal. Incomplete productinformatie online plaatsen is hiermee verleden tijd.

Efficiënter werken en snellere time-to-market

Het resultaat is duidelijk: alle productinformatie van de ruim 6500 producten is nu overzichtelijk gestructureerd en beschikbaar voor alle b2b-verkoopkanalen van Dugros, inclusief het inzicht in de completeness van die informatie. Dankzij Akeneo kunnen medewerkers van Dugros putten uit één bron van productinformatie. Een bron die altijd actueel is, waardoor nooit getwijfeld hoeft te worden aan de actualiteit van de informatie. De kwaliteit van productinformatie op alle kanalen is hiermee aanzienlijk verhoogd en doordat niet meer gezocht moet worden naar de juiste informatie, is de productiviteit sterk verbeterd. Kortom: interne workflows zijn sterk verbeterd en nieuwe producten staan sneller online. Win-win!