PIM in een best of breed architectuur

Hoewel het in de traditionele situatie nog mogelijk was om voor het relatief geringe assortiment de informatie te verrijken in Excel spreadsheets of kanaalspecifieke applicaties, is dit in de nieuwe situatie niet meer werkbaar. Daarnaast wordt de vraag naar productinformatie steeds groter. Niet alleen op het web, maar ook voor mobiele apps, fysieke winkels, point of sale (POS), catalogussen, flyers, affiliate netwerken etc. Om deze groei te kunnen ondersteunen is een nieuw systeem nodig waarin alle productinformatie kan worden beheerd: het PIM-systeem.

Een nieuw systeem betekent ook nieuwe processen en een nieuwe applicatie architectuur. In dit artikel duiken we dieper in op de kenmerken en uitdagingen van de traditionele architectuur en hoe een PIM-systeem deze uitdagingen omvormt tot een betere productpropositie, verhoogde kwaliteit van productdata en efficiëntere verrijkingsprocessen, met een belangrijke toevoeging over de rol van kunstmatige intelligentie (AI).

Traditionele architectuur

De traditionele productinformatie architectuur kenmerkt zich vaak door Excel spreadsheets of kanaalspecifieke applicaties en het ERP-systeem als basis voor de verrijking en het beheren van productinformatie. Elk kanaal heeft zijn eigen eisen voor productinformatie, waardoor er verschillende varianten zijn van documenten welke handmatig bijgehouden moeten worden. Controle op inhoud is minimaal, waardoor productinformatie onvolledig is. Om toch grip te krijgen op de productinformatie worden vaak nieuwe velden in het ERP-systeem gebruikt/misbruikt.

In een meer volwassen architectuur wordt de basis productinformatie verrijkt in het ERP-systeem en marketing productinformatie in de content management systemen (CMS) van de verschillende e-commerce oplossingen. Maar omdat de productinformatie uit deze systemen ook nodig is voor andere kanalen, kenmerkt deze architectuur zich ook door veel losse documenten waarin (delen van) de productinformatie wordt bijgehouden.

Doordat de productinformatie op verschillende locaties wordt bijgehouden, ontstaan er afwijkingen over de waarheid. Zo kan de kleur van een overhemd in een catalogus de kleur rood hebben, terwijl dit op de webshop roze is. Dit komt de datakwaliteit niet ten goede en beschadigt het vertrouwen bij de consument. Immers, inconsistente productdata leidt tot meer retouren, slechtere vindbaarheid op het web en lagere conversies.

Kenmerken traditionele architectuur

Enkele kenmerken van de traditionele productinformatie architectuur:

• (Lokale) documenten bevatten delen van de productinformatie die voor elk kanaal apart verrijkt worden;
• Productverrijking vindt in verschillende systemen/documenten plaats (CMS, ERP, Excel);
• Geen single source of truth (golden record principe) voor productinformatie;
• Onvolledige productinformatie;
• Geen automatische integraties tussen systemen, maar handmatige exports en imports;
• Verschillende formats voor o.a. affiliate netwerken, webshops en POS-systemen, welke handmatig bijgewerkt moeten worden;
• Maatwerk in het ERP-systeem om extra productinformatie te kunnen verrijken;
• Marketinginformatie in CMS-systemen.

De rol van AI in een PIM-systeem

Om de uitdagingen van de traditionele architectuur aan te pakken en een volwassen PIM-systeem te creëren, kan kunstmatige intelligentie (AI) een belangrijke rol innemen. AI biedt geavanceerde mogelijkheden om productdata op schaal te beheren en verrijken, wat resulteert in een betere datakwaliteit, efficiëntie en nauwkeurigheid. Enkele voorbeelden waarop AI een waardevolle toevoeging kan zijn aan een PIM-systeem:

• Automatische classificatie en categorisatie: AI tools kunnen producten automatisch classificeren en categoriseren op basis van tekst- en beeldanalyse. Hierdoor kunnen producten snel en nauwkeurig in de juiste categorieën worden geplaatst, wat de zoekfunctionaliteit en navigatie in online winkels en andere kanalen verbetert.
• Automatische vertalingen: AI-aangedreven vertaalsoftware kan productbeschrijvingen en specificaties automatisch vertalen naar verschillende talen. Dit maakt het gemakkelijker om internationale markten te betreden en klanten in verschillende regio's te bereiken.
• Beeldherkenning: AI kan afbeeldingen van producten analyseren en herkennen, waardoor producten automatisch kunnen worden getagd met relevante informatie en attributen. Dit vermindert de noodzaak van handmatige invoer van gegevens en minimaliseert fouten.
• Personalisatie: AI kan klantgedrag en voorkeuren analyseren om gepersonaliseerde productaanbevelingen te doen. Hierdoor kunnen retailers relevantere en boeiendere producten tonen aan hun klanten, wat de kans op aankopen vergroot.

Volwassen PIM applicatie architectuur

Een volwassen productinformatie architectuur kenmerkt zich door een ‘best of breed’ oplossing, waarbij systemen in het applicatielandschap in hun kracht worden gelaten. Door de adoptie van deze strategie komt er ruimte vrij voor een PIM applicatie, welke een centrale positie inneemt in het landschap. Met de toevoeging van AI-technologieën kan het PIM-systeem zijn potentieel nog verder vergroten.

Een nieuw product ontstaat nog steeds in het ERP-systeem, alleen wordt het hier niet verder verrijkt. Deze ‘basis’ productinformatie wordt automatisch geëxporteerd naar het PIM-systeem, waar vervolgens de verrijking plaatsvindt van de marketing productinformatie, mede mogelijk gemaakt door AI-functionaliteiten zoals automatische vertalingen en beeldherkenning. Door middel van verschillende processen en completeness checks (volledigheid van de productinformatie) kan afgevangen worden wanneer de productinformatie geëxporteerd wordt naar de achterliggende verkoopkanalen, zoals de webshop of affiliate netwerken.

Door deze aanpak wordt de verrijking van productinformatie een stuk beter beheersbaar. Immers, het PIM-systeem bevat de enige, volledige en meeste recente waarheid van de artikelen binnen de organisatie. Als er wijzigingen nodig zijn in de productinformatie, dan worden deze in het PIM-systeem geüpdatet welke vervolgens automatisch de verdere distributie van deze nieuwe informatie naar de achterliggende kanalen verzorgt.

Applicaties in de ‘best of breed’ architectuur

Hoewel het samenspel tussen de verschillende applicaties leidt tot de meest efficiënte inrichting van het PIM-systeem, betekent dit niet dat de applicatie per definitie geïntegreerd moet zijn met de andere systemen om procesverbeteringen door te voeren. Ook het PIM-systeem als losse applicatie zal al de nodige procesoptimalisaties teweeg brengen.

Applicaties die de ‘best of breed’ architectuur kenmerken:

• ERP (Microsoft AX, Oracle, SAP)
  Een softwarepakket dat belangrijke informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samenbrengt. In deze applicatie wordt een artikel “geboren” en voorzien van basisinformatie welke benodigd is voor o.a. inkooporders en warehousemanagement.
• PIM (inriver, Akeneo, Contentserv)
  Een softwarepakket voor het verrijken van productdata met o.a. marketinginformatie om artikelen beter te positioneren op de markt.
• Vertaalsoftware (SDL, Google Translate)
  Een softwarepakket voor de vertaling van de productinformatie. Als alternatief kunnen vertalingen ook direct in het PIM-systeem worden ingevoerd.
• Feedmanagement tool (Channable, Tradebyte)
  Een softwarepakket dat één bronbestand uit het PIM-systeem vertaalt naar verschillende feeds voor marketplaces en affiliate netwerken.
• Webshop/CMS (Magento, TableTop, Shopware, SalesForce)
  Een softwarepakket waarin de verrijkte artikelen kunnen worden verkocht aan de klant.
• Digital Asset Management (XCDN, Bynder, Ampliance)
  Een softwarepakket voor het opslaan, beheren en distribueren van digitale bestanden (waaronder afbeeldingen). Als alternatief kunnen afbeeldingen ook direct in het PIM-systeem worden opgeslagen.
• Print (inDesign, EasyCatalog)
  Een softwarepakket voor het opmaken van pagina’s voor drukwerk en digitale publicaties waarbij er een directe integratie ligt met het PIM-systeem voor realtime productinformatie.

Enkele kenmerken van een volwassen PIM-architectuur:

• Best of breed oplossing (evt. met AI-integratie);
• Hoge datakwaliteit door het golden record principe (één waarheid van de productdata binnen de organisatie);
• Geautomatiseerde integraties waardoor datastromen tijdig en juist verlopen;
• Snelle time-to-market;
• Efficiënte processen;
• Minder handmatige werkzaamheden;
• (Goedkopere) licentiekosten in plaats van maatwerk- en/of personeelskosten;
• Completeness check.

De implementatie van de PIM applicatie architectuur

Hoewel een volwassen architectuur zich kenmerkt door een ‘best of breed’ strategie, kan de aanschaf van een PIM-systeem een mooie eerste stap zijn op de productmanagement roadmap. Een groot deel van het verrijkingsproces kan hierdoor efficiënter ingericht worden en de datakwaliteit wordt aanzienlijk verbeterd. PIM komt hiermee tussen het ERP-systeem en de webshop(s)/affiliate netwerken in te staan.

Een vervolgstap voor het efficiënter distribueren van productinformatie is de inzet van een feedmanagement tool. Op deze manier kunnen via vooraf gedefinieerde mappingdocumenten de individuele marketplaces/affiliate netwerken voorzien worden van de juist data in het juiste formaat afkomstig uit het PIM-systeem.

Ga je nog een stap verder, ga dan aan de slag met het efficiënter inrichten van de verrijkingsprocessen. Denk aan het uitbesteden van vertalingen aan een extern bureau en de opslag van afbeeldingen/digitale documenten in een Digital Asset Management (DAM) systeem. Hierdoor zijn vertalingen altijd van hoge kwaliteit en afbeeldingen/digitale documenten kunnen sneller geladen worden op de webshop.

Met de integratie van AI-technologieën in een PIM-systeem kun je nog beter profiteren van een efficiënte en geavanceerde product informatie management oplossing. AI-aangedreven functies verhogen niet alleen de kwaliteit en nauwkeurigheid van de productdata, maar zorgen ook voor tijdsbesparing en een verbeterde klantbeleving. Dit maakt het PIM-systeem met AI-ondersteuning een waardevol hulpmiddel voor moderne e-commerce bedrijven die succesvol willen opereren in de competitieve digitale markt.